אם חשבתם שמעבר דירה יכול להיות מלחיץ ויקר, דמיינו במה כרוכות הובלות משרדים על כל תכולתם, לרבות מערכות IT, תוך שמירה על פעילות שוטפת וחלקה. בדיוק, זה לא חלומו של בעל עסק, אבל בעת גידול החברה, צמצום מערכי פעילות בשטח או בעקבות רילוקיישן, זהו מהלך חיוני ומתבקש, וכמו כל פרויקט גדול, לפני שקופצים למים, צריך לדעת איך מנהלים אותו נכון.
ייתכן שהעברת המשרד שלכם היא אחת ההשקעות הפיננסיות הגדולות שהעסק שלכם יעשה, אך לחברות רבות אין את הניסיון, הזמן או המשאבים שנדרשים לניהול פרויקט מעבר משרדים באופן יעיל. מהלך חלק שמנוהל היטב יישכח במהירות, אך ההשלכות של מהלך שמנוהל בצורה גרועה עלולות להשפיע במהירות על ההכנסה, התפעול, מערכות היחסים בארגון ומוניטין החברה.
כדי להקל עליכם ולסייע לכם בניהול המעבר, הכנו לכם מדריך שלב אחר שלב איך לנהל פרויקט של העברת משרד. במדריך תמצאו גם כמה טיפים חיוניים למעבר משרד חלק, כך שתוכלו לעמוד באתגר בהצלחה.
ניהול הובלות משרד צעד אחר צעד
שלב 1 – מנו אחראי: מישהו (בתוך הארגון שלכם) צריך להיות אחראי על ניהול הפרויקט של העברת המשרד. עליכם לבחור באדם מאורגן ואחראי שיודע לנהל אנשים ולפקח על תהליכים תוך ראייה רוחבית ושימת לב לפרטים.
שלב 2 – קבלו צ'ק ליסט: צ'ק ליסט להעברת המשרד תסייע לכם לאורך כל הפרויקט ותפרט אילו משימות עליכם לבצע, ומתי עליכם לבצע כל משימה. הרשימה הזו היא מפת הדרכים שתסייע לכם לנווט את התהליך, לפקח עליו, לצפות תקלות ולוודא שהמעבר מתבצע באופן תקין ועל פי לוחות הזמנים.
שלב 3 – הגדירו את הדרישות שלכם: הגדירו באופן מדויק ככל שניתן מה אתם מחפשים בחלל המשרדים החדש. עשו זאת תוך התחשבות בתנאי השטח – הגודל, המיקום, המתקנים הקיימים, סוג המבנה, וכמובן, דרישות העסק. בשלב הזה כדאי להיעזר במחשבון שטחים, שיסייע לכם לבחון היכן תוכלו למקם את המתקנים העיקריים שנחוצים לתפעול המשרדים החדשים שלכם.
שלב 4 – הזמינו חברת הובלות: ברגע שאתם יודעים את תאריך המעבר שלכם, עליכם להזמין חברת הובלות לביצוע המעבר. שימו לב, חברות הובלות רגילות, שמתמחות בהעברת סחורות או תכולת בתים לא ידעו לתת לכם מענה מדויק ומיטבי. פנו לחברות שמתמחות בהובלות של משרדים או עסקים. זכרו, לוגיסטיקה של מעבר מפעל או משרד שונה מזו של העברת דירה, וכדאי שיהיה לכם ספק שמכיר את הצרכים שלכם כבעלי עסק בעת העברת המשרד, וכן ידע לתת פתרונות בשעת הצורך.
שלב 5 – עיצוב המשרד ותכנון החלל: כדי לגרום למשרד החדש שלכם להיות פונקציונלי לחלוטין ולהפוך אותו למקום מעורר השראה וסביבת עבודה שכיף לעבוד בה, עליכם לעצב ולתכנן את החלל. אולי תזדקקו לשירותי עיצוב משרדים וחללי עבודה כדי להבטיח פונקציונליות מרבית, פריסה מיטבית, עיצוב מוקפד, שמירה על תנועה וזרימת עבודה ובחירת צבעים, רהיטים ואלמנטים עיצוביים.
שלב 6 – תכנון העברת ה- IT שלכם: העברת מחשבים ומערכות טלפון לעסקים דורשות תכנון לוגיסטי, ותצטרכו לוודא שבמשרד החדש שלכם מותקנת תשתית מתאימה כך שהכל יתפקד כמו שצריך מיד עם כניסתכם למשרד החדש.
טיפים נוספים שיסייעו לכם במעבר
- תכנון הוא הצעד הראשון והכי חשוב בהעברת משרדים ועסקים. הכנה ותכנון נועדו להבטיח שהכל יתנהל בצורה חלקה. בהתאם לגודל הארגון שלכם, כמה מהלכים עשויים להימשך חודשים ואף שנים לתכנון. לכן, החליטו מבעוד מועד מי יהיה מעורב בתכנון ובתיאום, והקצו לכל אדם תפקידים ואחריות ברורים.
- כשמחליטים מי ייקח אחריות על מהלך, צריך למצוא מישהו בכיר מספיק כדי לקבל החלטות; מי שמכיר היטב את העסק וצרכיו, מי שטוב בתקשורת, מנוסה בריבוי משימות, מאורגן מאוד ויכול לעמוד בתקציב. אם אין לכם מישהו שעומד בכל הדרישות האלו, ייתכן שקלו לפנות לספק חיצוני.
- תקשרו עם העובדים שלכם ועדכנו אותם בתהליך כך שיוכלו להתכונן. שימו לב, ככל שתתקרבו למועד המעבר, הצוות עלול להיות לחוץ, או לסירוגין, נרגש מהשינוי העתיד לבוא. נסו לעשות את המהלך בצורה מהנה שתיטיב עם כולם ותפגע כמה שפחות בעבודה השוטפת. כמו כן, הודיעו ללקוחות, לספקים ולכל גורם שצריך להיות מודע למעבר, כך תמנעו אי נעימויות או אי הבנות בעתיד.
- נסו לתאם את מועד ההובלה לשעות השפל של פעילות החברה. כמו כן, כדאי לבחון את התנועה באזור המשרדים החדש, כך שלא תפריעו לסביבה ולעסקים השכנים. לדוגמה, הובלות לקניונים או למרכזים מסחריים יכולות להיעשות בשעות הבוקר המוקדמות או לאחר סיום הפעילות העסקית במרכז.
לסיום, ניהול פרויקט של העברת משרד הוא לא דבר פשוט, אך אם תיצמדו להנחיות ולצעדים שמנינו, זה יכול להיות הרבה יותר פשוט, ואפילו מהנה. אמצו את הטיפים שלנו כדי להקל על המעבר – עבורכם ועבור עובדי המשרד שלכם – ונסו ליהנות מהחוויה. זכרו, המעבר הזה יכול להיות מרגש, ובסופו של דבר, הוא מאפשר לכם להתחיל מחדש בצורה נקייה, שיהיה בהצלחה.
