טיפים בנוגע לבחירת חברות הובלה מומלצות למשרדים ועסקים גדולים

החלטתם שהגיע הזמן שהחברה שלכם תעבור דירה?

כעת, העזרה שתרתמו לצורכי הובלת העסק ותכנון המהלך צריכים לעמוד בראש רשימת המטלות שלכם לחודשים הקרובים. אתם יודעים שהתהליך עשוי להשפיע על סביבת העבודה הכוללת שלכם, וכן על מחלקות ספציפיות ועובדים בכל הרמות. לכן, אתם צריכים במקביל לבחון כיצד לשמור על הפרודוקטיביות וזרימת העבודה, להגדיר חברי צוות לרילוקיישן שיסייעו לפשט את התהליך, להתמודד עם חששות העובדים ועוד אינספור דברים.

לאחר הבחירה של המיקום החדש, ההחלטה החשובה ביותר שעליכם לקחת היא באיזו חברת הובלות עסקיות להיעזר. חברות הובלה מומלצות  לא בהכרח מספקות את אותם שירותים, בטח שלא באותה איכות, ובחירה בחברה הלא נכונה יכולה להיות בעיה גדולה ויקרה.

בשורות הבאות קיבצנו טיפים מועילים לשכירת חברת הובלות משרדים מקצועית שתהפוך את הרילוקיישן שלכם להצלחה.

7 טיפים לבחירת חברות הובלה מומלצות לעסקים

הגדירו את דרישות העבודה:

בשיחה עם חברות הובלה מומלצות, טבעי להניח שחיוני להגדיר תחילה את התקציב, אך עוד לפני כן, חיוני לנסח את דרישות העבודה ופרטיה. זה צריך לכלול את מועד המעבר, התכולה שנדרש להעביר ותנאי השטח במקום הנוכחי והחדש.

הכינו "היקף עבודה" שמזהה לאילו שירותים תזדקקו לפני, במהלך ואחרי המעבר. למרות שאתם יכולים לבחור ספק עבור כל שלב של המעבר, יש חברות הובלה מומלצות שיכולות לספק לכם חבילה כוללת של שירותים, כולל אריזה, התקנה והרכבה. איגוד מספר שירותים בספק אחד מפחית לעתים קרובות את המורכבות הלוגיסטית, את הלחץ ואת העלויות הכוללות. לבסוף, כל מוביל בעל מוניטין יספק אומדן של עלויות ללא עלות וללא התחייבות.

הגדירו את איכות השירות שאתם מחפשים

רילוקיישן ארגוני הוא תהליך מסובך בו העלות אינה השיקול היחיד. מה ששתי חברות הובלה מומלצות מספקות אולי נראה אותו הדבר על הנייר, אבל איך שהן עובדות איתכם, זה כבר עניין אחר. התמקדות ב- 4 הקריטריונים הבאים יכולה לעזור לכם לחשוב איזו חברה תספק את החוויה הכוללת הטובה ביותר:

איכות השירות – לחברת הובלות מנוסה לא לוקח זמן להבין את הצרכים וההעדפות הייחודיים של החברה שלכם. חברות מקצועיות מנוסות מספיק כדי לשאול את השאלות הנכונות ולהבין מה נדרש מהן. מצד שני, כדאי שתדעו להגדיר את הדרישות שלכם באשר לזמינות, שירותים, ועדכונים על מנת לתאם ציפיות.

יעילות – חברת הובלות איכותית תסייע לכם לתכנן את המעבר מבחינה לוגיסטית ולמזער את הפוטנציאל להפרעות ותקלות. היו בטוחים שהמובילים שלכם יכולים להציע המלצות הגיוניות וריאליות שמתיישבות עם הציפיות שלכם.

אמינות – בדקו בקפידה את המוניטין, הרקע והרקורד של החברה שאתם שוקלים לשכור לצורך העברת מחסנים ועסקים. שוחחו עם עמיתים שעשו רילוקיישן עסקי כדי לקבל המלצות, אמתו את רישוי החברה שאתם בוחנים, ביטוחים שהיא מציעה ואישורים בתעשייה. בצעו חיפושים בגוגל וחפשו ביקורות נוספות.

ערך – התמורה הטובה ביותר היא לא המחיר הנמוך ביותר, אלא האיכות שאתם מקבלים במחיר שאתם משלמים. השוו את מה שגיליתם על כל חברת הובלות למגזר העסקי, צפו כיצד כל חברה תבצע את העבודה והתאימו זאת לדרישות ולתקציב שלכם.

מומחיות – לא משנה מה הענף שלכם, עובדי חברת ההובלות צריכים להיות בעלי הכשרה ומומחיות הן לצורך הובלת ציוד משרדי וטכנולוגיה כללית למשרדים והן לצורך העברת נכסים מיוחדים הקשורים לתעשייה. שאלו אם חברת ההובלות מנוסה בענף שאליו החברה שלכם משתייכת כדי להבין האם היא יכולה לעמוד בדרישות העבודה.

הכירו את אפשרויות השירות שלכם

קבעו אילו שירותים אתם צריכים. האם צוות ה- IT שלכם זקוק לעזרה בהתקנת מחשבים אישיים, ציוד משרדי או מערכות תקשורת? האם אתם רוצים חברת הובלות שתוכל לתמוך בתוכנית הקיימות שלכם? האם אתם צריכים מובילים עם מומחיות ספציפית לתעשייה שלכם  כדי לארוז ציוד עדין? בעניין זה, בקשו מחברת ההובלות המלצות שיוכלו לאמת את הביצועים שלה.

ארזו ביעילות ואחסנו נכסים בבטחה

תהליך האריזה יכול להיות אתגר ​​עבור עובדי החברה, במיוחד אם עליהם לשמור על פרודוקטיביות ורצף עבודה. שאלו את חברת ההובלות כיצד היא תתאם עם מנהל הפרויקט הפנימי שלכם ואילו הנחיות היא תספק לעובדים שלכם. אם יהיה צורך לאחסן את הרהיטים או הציוד שלכם בזמן השלמת המעבר, בררו האם לחברה יש מתקני אחסון ייעודיים, ואם כן, איזה סוג אבטחה וביטוחים היא מספקת, האם התנאים יעמדו בדרישות הנכסים היקרים שלכם וכדומה.

קבלו את הכיסוי הביטוחי הנכון

קבעו בקפידה את שווי הנכסים שלכם ואת מידת האחריות שאתם מוכנים לקחת. נהלו דיון עם חברת ההובלות לגבי רמות הכיסוי, דרישות הזכאות, אחריות ופתרונות הנזק שהיא מציעה. לבסוף, בקשו תעודת ביטוח, המספקת לכם הגנה חשובה מפני נזקי רכוש ו/או תביעות פיצויים לעובדים.

הבינו על מה אתם משלמים

שימו לב שהצעת המחיר שאתם מקבלים מציאותית כדי שלא תיפלו על חיובים בלתי צפויים. ללא ספק, העדיפות הראשונה שלכם היא שחברת ההובלות תשריין את תאריך המעבר שלכם, תבטיח כיסוי מקסימלי ותספק אפשרויות לתנאי תשלום. לאחר מכן שאלו כיצד החברה קובעת את התמחור. היזהרו מחיובים נסתרים, כגון טיפול בציוד כבד או מעבר בשעות פעילות לא שגרתיות. כמו כן, שאלו בנוגע למדיניות הביטולים והדחייה של החברה.

כל הצעת מחיר שתקבלו אמורה לכלול מגוון של עמלות. אתם יכולים להסתכל על סך העלויות, כמו גם פירוט של כל אלמנט בנפרד. אם יש משהו לא ברור, שאלו מראש. לבסוף, כשאתם משווים את הצעות המחיר שקיבלתם, בחנו נקודות חריגות ואל תיפלו לתמחור טוב מכדי להיות אמיתי.

דרשו תוכנית עבודה מפורטת

דרשו מכל מוביל שאתם שוקלים לשכור את שירותיו תוכנית פעולה מפורטת יחד עם הערכת העלויות. זה יספק לכם פירוט לוגיסטי חשוב, מידע חיוני על לוחות זמנים של אבני דרך מרכזיות והנחיות שימושיות אחרות עבור צוות ההעברות הפנימי של החברה שלכם. גלו כיצד למזער זמן השבתה במהלך מעבר משרד ואילו סוגי תמיכה אחרים חברת ההובלות מספקת, כגון מנהל פרויקט שיהווה את נקודת הקשר היחידה שלכם וכדומה. והכי חשוב, שאלו את עצמכם האם ניתן לסמוך על חברת ההובלות שתעשה כדבריה ותספקו איכות שירות ברמה גבוהה.