העברת משרדים היא פרויקט מאתגר, שמצריך הרבה יותר מיישום טיפים לאריזה למשרד החדש שלכם. זה כרוך לא רק בסיכוני בטיחות אלא גם בסיכונים באבטחת מידע, תפעול עסקי וטיפול בציוד. כדי להבטיח מעבר חלק ולמזער את הסיכונים הללו חשוב לערוך תכנון קפדני.
איך מעבירים משרד?
ניהול הובלות משרד כרוך בתכנון אסטרטגי שמתחיל בחיפוש אחר מיקום משרד חדש ומסתיים במעבר מלא של פעילות העסק לאחר המעבר הפיזי. בדרך כלל, העברת משרדים כוללת את הפעולות הבאות:
- תכנון אסטרטגי – זהו מה צריך לעשות, וקבעו ציר זמן אפשרי. קבעו קריטריונים בבחירת חלל משרדי חדש שיכול לעזור להגשים את המטרות של המעבר. הקצו איש מפתח שיכול להיות אחראי על העברת הפעילות ומנו צוות שיכול לעזור לשמור על הכל מאורגן.
- בחירת משרד – חפשו ובחרו חלל משרדי חדש העונה על הדרישות של העסק הצומח שלכם. החלל החדש חייב לאפשר לכם להגדיל את ההכנסות. בדקו אם הוא עונה על הדרישות הספציפיות שלכם.
- תיעוד – לאחר בחירת המשרד החדש, יש לתעד את הסכם השכירות. עברו על כל הפרטים בקפידה, ובדקו אם יש סעיף שעלול להשפיע על הפעילות העסקית בעתיד. יהיה צורך לארגן גם היתרים, רישיונות ומסמכים רשמיים אחרים.
- תיקונים ושיפוץ – העריכו את המשרד החדש, וקבעו אזורים שבהם יש צורך בתיקונים ושיפוצים. תכננו את עיצוב המשרד שלכם כולל פריסת סביבת עבודה, ואל תפסחו על שום פרט קטן, כולל שקעי חשמל ומיקום גופי תאורה.
- המעבר – שקלו את מחזור העסקים שלכם בעת קביעת תאריך המעבר. עדיף לבצע את המהלך בפועל בתקופה הכי פחות עמוסה. מעבר משרדים כרוך בהעברת הציוד, הצוות, הנתונים, ה- IT והטלקום שלכם. הפרעה בפעילות שלכם היא בלתי נמנעת אך עדיין ניתנת למזעור.
איך עורכים רשימה בעת העברת שטחי משרדים?
העברת כל המשרד שלכם היא משימה לא פשוטה. אף על פי שצורכי לוגיסטיקה של משרד שונים מצורכי לוגיסטיקה של העברת מפעל, יש כל כך הרבה גורמים שצריך לקחת בחשבון ויותר מדי דברים שצריך לעשות. חלקו את כל הפעילויות לשלבים פשוטים באמצעות רשימת בדיקה כדי להבטיח שהכל מכוסה מהשלבים ההתחלתיים ועד ליום הכניסה, ועוד מספר ימים לאחר המעבר. הרשימה שלכם צריכה לכלול את השלבים הבאים:
- שלב התכנון
- איתור ובדיקה של חללי משרד פוטנציאליים.
- בחירת שטח משרדי.
- הכנה וחתימה על הסכם השכירות.
- אישורים ורישיונות מאובטחים.
- בקצאת אנשי מפתח לפרויקט הרילוקיישן.
- קביעת לוח זמנים.
- האצלת משימות.
- ביצוע תכנון ניהול סיכונים.
- השעיית רכישה ואספקה של מלאי חדש למשרד הקיים או ניתוב מחדש של פריטים למקום החדש במידת הצורך.
- ליידע את כל העובדים, הספקים, השותפים החיצוניים והלקוחות הקיימים.
- תיאום פגישות עם חברות שירות לפני ואחרי המעבר.
- גריסת מסמכים שאינם רלוונטיים לפעילות העסק.
- אבטחת קבצים חסויים.
- עריכת מלאי.
- תיקון ושיפוץ המשרד החדש.
- קבע פגישות עם חברות שירות מספר ימים לפני המעבר.
- בדיקת כל כלי השירות ופריסת המשרד לפני המעבר.
רגע, אתם כבר מבינים ש- 10 הדיברות להובלות של חנויות לא יסייעו לכם בהעברת המשרדים. אבל אם המשרד שלכם מייצג חברה קמעונאית, כדאי לכם להיכנס לקרוא את המאמר שהכנו לכם בנושא.
מהי הערכת סיכונים כללית?
הערכת סיכונים היא תהליך שיטתי ויסודי של זיהוי סיכונים וגורמי סיכון. הגורמים האפשריים לנזק נקבעים על ידי הערכה וזיהוי מפגעים. לאחר מכן, סיכונים מנותחים כדי לקבוע במי ובמה ניתן לפגוע. לאחר מכן, אלה מוערכים ומתועדפים, כך שניתן לקבוע אמצעי זהירות. כל התהליך נבדק לאחר מכן, וננקטות פעולות מתאימות.
בעת העברת משרד, חשוב לבצע תכנון סיכונים כדי לשלוט או להעלים סיכונים רבים ככל האפשר.
אילו אזורים רגישים לסיכונים במהלך העברת משרדים?
בעת העברת שטחי משרדים, הבטיחות של האנשים המעורבים הם לא הסיכונים היחידים. כל המבנה הארגוני של החברה שלך מושפע.
- פעילות עסקית – העברת משרדים תגרום לשיבושים בניהול ובשירותים. אם המעבר לא נעשה כראוי, זה יכול אפילו להוביל להשבתה מוחלטת במהלך המעבר. זמן השבתה יכול להפחית את הפרודוקטיביות ולהשפיע לרעה על ההכנסות. אובדן התפוקה מתרחש ימים לפני וימים לאחר המעבר בפועל. ככל שהמעבר ארוך יותר, כך גדל פוטנציאל ההפסד.
- הוצאות הון – העברת משרדים דורשת עלויות הקמה. תידרשו לספק פיקדונות על שכירות ושירותים. ייתכן שיידרשו ריהוט וציוד חדשים. עלויות אלו חייבות להיות מאוזנות על ידי הכנסות המכירות הפוטנציאליות שלכם במיקום החדש. אחרת, עלויות הרילוקיישן יכולות להגביל את תזרים המזומנים.
- משאבי אנוש – לא כל עובדי החברה עשויים לרצות לעבור יחד עם העסק, כך שאתם צפויים לאבד עובדים יקרי ערך. יתרה מכך, גיוס והכשרת עובדים חדשים עולים כסף ומשפיעים על תפוקת העבודה.
- בסיס צרכנים – העברת המשרד יכולה להוביל לאובדן לקוחות. כדי להבטיח גדילה, תצטרכו ליישם אסטרטגיות שיווק חדשות כדי להגדיל את בסיס הצרכנים שלכם.
- אבטחת רכוש ואבטחת מידע – כל מה שאתם מעבירים חשוף לאיומים. ציוד שביר עלול להיות מטופל לא נכון, מלאי עלול ללכת לאיבוד ונתונים סודיים עלולים להיפגע. כל אלה הם קריטיים לעסק שלכם, אך נמצאים בסיכון במהלך העברת משרדים.
- טכנולוגיה – העברת מערכות מידע ומידע יכולה להיות סיוט, במיוחד אם המשרד שלכם מסתמך במידה רבה על תשתית כזו. זמן השבתה ממושך משפיע קשות על הפרודוקטיביות וההכנסה מכיוון שהוא משפיע על איכות השירותים שלכם.
- תקשורת – חוסר תקשורת פוגע ברילוקיישן. העדר תקשורת פנים ארגונית מוביל למהלך לא מאורגן שבו משימות נשכחות ומחמיצים מועדים. העדר תקשורת חוץ עם שותפים ולקוחות עלול להוביל לאובדן קשר, שימור לקוחות נמוך יותר ואובדן רווחים.
- בריאות ובטיחות – במהלך העברת המשרד ניתן לסכן את בריאותם ובטיחות העובדים, המובילים והציבור. סכנות בטיחותיות כמו מעידות ונפילות עקב עומס מקופסאות ועגלות יש בשפע. הוסיפו לכך את חסימת צירי התנועה, המסדרונות ואמצעי גישה אחרים, וכן סכנות הנשקפות במהלך הטיפול בחומרים בעת הרמה, דחיפה, אריזה ופריקתם.
איך להתוות הערכת סיכונים?
תכנון סיכונים בעת מעבר של משרדים יכול להיעשות באופן שיטתי באמצעות השלבים הבאים:
-
זהו את הסכנות
בעת העברת משרדים, עליכם לזהות סיכונים שעלולים לגרום לנזק פיזי וכאלה המאיימים על רכוש החברה ואבטחת המידע. זה צריך להיעשות גם במשרד הנוכחי שלכם וגם במשרד שאליו אתם עוברים.
עברו בסביבת העבודה כדי לזהות סכנות. סיכונים פיזיים הם כל דבר שעלול להזיק לאנשים כמו חשמל, רעש, בנייה לקויה וחומרים מסוכנים. שוחחו עם הצוות שלכם וקבלו את המשוב שלהם כדי לקבוע סיכונים שאולי לא ברורים לכם.
רשמו איומים פוטנציאליים על הנכס והנתונים שלכם. קבעו מה עלול להשתבש שיכול להוביל לאובדן, נזק או פשרה.
זהו מי עלול להיפגע ובאיזה אופן. אלה יכולים לכלול את העובדים, הצרכנים, הקבלנים והאנשים בקהילה שלכם. היו הכי יסודיים שאתם יכולים בפירוט הדרכים שבהן הם עלולים להיפגע.
-
הערכה ותיעדוף סיכונים
עברו על הסיכונים שזיהיתם. העריכו את הסיכויים שיתרחשו סיכונים אלו וכיצד הם יכולים להשפיע על שירותי החברה. שקלו את הנזק שהם עלולים ליצור, ותעדפו אותם בהתאם. התייחסו תחילה לאלו שנראים בלתי נמנעים ולאלו שעלולים לגרום לנזק החמור ביותר.
-
הגדר אמצעים במקום
החליטו על פעולה מונעת, ומצאו פתרונות שיכולים להפחית סיכונים. אתם רוצים להיות פרואקטיביים, לא תגובתיים. קבעו אמצעי בקרה לסיכונים שזוהו וקבעו תוכניות מגירה לתרחישים שעלולים להתרחש בעת העברת שטחי משרדים.
-
יישום
רשמו את הממצאים והודיעו לאלו שעלולים להיות מושפעים מסיכונים. ספקו מידע רלוונטי לכל הצוות ולאנשים אחרים הנוגעים בדבר. צרו לוח זמנים ליישום אמצעי המניעה, וודאו שכל הצוות מעודכן.
איך גורמים למעבר המשרד להצליח?
עם כל כך הרבה תחומים לכסות ואפשרות אינסופית לכאורה של סיכונים, זה יכול להיות מרתיע להעביר את המשרד. עם זאת, אתם לא צריכים להילחץ, כי יש לנו מאמר מיוחד שיסביר לכם איך העברת משרדים יכולה לשנות את העסק שלכם.
למעשה, אתם יכולים להגדיל את סיכויי ההצלחה שלכם על ידי יישום אסטרטגיית ניהול סיכונים יעילה ועל ידי ביצוע טיפים חיוניים למעבר משרד כפי שפירטנו עבורכם ממש כאן:
- מנו איש מפתח – הקצו מנהל פרויקט שיוכל לפקח על המהלך ולדאוג שהכל יהיה מתואם. איש מפתח זה צריך להיות אחראי על העברה יעילה ומעבר חלק.
- תעדפו את האבטחה – זהו השלכות אבטחה ויישמו פעולות מניעה, ודאו שאנשי מפתח אחראים לאבטחה פיזית ואבטחת מידע וספקו להם את הכלים המתאימים להם.
- קבעו עדכונים באופן שוטף – הגדירו תוכנית תקשורת ברורה ומתועדת, מנפו את הטכנולוגיה כדי לייעל את התקשורת ולעדכן את כולם על התקדמות המעבר באמצעות דואר אלקטרוני או אמצעי תקשורת אחרים שנהוג לעשות בהם שימוש נפוץ בארגון.
- עקבו אחר תוכניות – השתמשו ברשימות ביקורת כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולהבטיח שציר הזמן מתבצע.
- קבלו עזרה – אם משרדכם בתל אביב לצרוך הדוגמא, שכרו שירותי הובלות משרדים בתל אביב של אנשי מקצוע. חברות אמינות של פינוי והעברת משרדים יכולות לעזור לכם להעביר את המשרד שלכם בהצלחה ללא תקלות כמעט. הם מצוידים בכלים וניסיון לניהול יעיל של העברת משרדים ללא קשר להיקף ולדרישות.
